Déléguer efficacement signifie d’arriver à comprendre que la délégation de tâches et d’autorité est un aspect déterminant du rôle d’un patron. Par contre, votre expérience personnelle vous a probablement montré qu’il s’agit d’une compétence qui fait défaut à de nombreux dirigeants. Que l’on délègue trop ou pas assez, que l’on soit face à une microgestion ou qu’on ait mis les mauvaises personnes aux mauvais endroits; le fait de ne pas attribuer correctement des tâches aux autres personnes de votre organisation peut entraîner des dysfonctionnements au sein de votre équipe. En tant que patron, vous êtes responsable de décider qui va où et qui fait quoi. Une grande partie de la productivité et du moral de votre équipe dépendra de votre capacité non seulement à diriger, mais surtout à bien diriger.
Dans les phases initiales du démarrage d’une entreprise, les rôles et les tâches de tous sont plus susceptibles d’être quelque peu fluides. Les descriptions des postes se solidifieront progressivement à mesure que l’entreprise s’établira et que ses besoins seront mieux compris. Les personnes présentes au cours de ces phases initiales seront probablement très habiles et motivées, étant donné l’environnement dans lequel elles ont dû « survivre ». Au fil des épreuves, vous apprendrez à connaitre leur personnalité et vous saurez ensuite dans quoi elles excellent ou pas. Les nouvelles recrues qui seront formées pour des rôles plus spécifiques ne jouiront pas de cette expérience. Pour être en mesure de déléguer des tâches à ces personnes, vous devrez vous fier à un certain nombre d’autres facteurs au-delà du travail pour lequel ils ont été formés.
Si vous ne savez pas comment déléguer à vos employés des tâches exigeant qu’ils sortent de leur rôle spécifique, vous pouvez suivre ces quelques conseils afin de savoir placer la bonne personne au bon poste!
Placez vos « travailleurs vedettes » au bon poste
Vous voulez que vos employés soient bien formés afin qu’ils puissent accomplir tous les aspects de leur travail. Par contre, lorsque les affaires sont intenses et que vous faites face à une ruée massive, il ne faut pas placer une personne dans une position où elle est plus lente juste pour l’aider à s’améliorer. Le moment n’est alors pas opportun pour former cette personne pour cette tâche. Au contraire, faites sortir vos « travailleurs vedettes », placez-les aux endroits où vous savez qu’ils performeront et maintenez-les à ce poste aussi longtemps que nécessaire. Il est également important d’alterner les tâches en fonction des besoins de l’entreprise, par exemple lors de vos heures de pointe. La plupart des services client fonctionnent de cette façon, c’est-à-dire qu’ils ont un arrangement entièrement prédéfini prévoyant la délégation uniquement lors des heures achalandées.
Faites correspondre les types de personnalité au type de travail demandé
Si vous êtes propriétaire ou gestionnaire d’une grande entreprise avec de nombreux postes différents, trouver les meilleures personnes pour le poste peut s’avérer un peu plus difficile. Veillez donc à déléguer une tâche s’arrimant au profil de l’employé, par exemple, en fonction de sa capacité d’adaptation. Ainsi, un travail de vente à haute pression conviendra mieux à une personne extravertie et bruyante, alors qu’un travail de bureau plus solitaire conviendra mieux à une personne calme et retirée.
Certaines entreprises vont plus loin et utilisent des tests de personnalité pour sélectionner les candidats avant qu’ils ne soient embauchés pour un poste. Bien qu’ils aident à réduire le roulement de main-d’œuvre, gardez à l’esprit qu’un tel test ne dit rien sur la compétence, le tempérament ou la capacité d’adaptation d’une personne. Le profil général de la personnalité d’une personne ne détermine pas sa capacité à apprendre et à évoluer vers un autre rôle au sein de votre organisation. Ainsi, vous pourriez être surpris de savoir combien de personnes du secteur des ventes sont en réalité introverties. La personnalité est un bon point de départ, mais en faire le seul facteur déterminant l’embauche ou non d’un candidat vous fera passer à côté de beaucoup de talents!
Gardez la bonne distance
Trouver le bon équilibre entre trop et pas assez de surveillance est un art qui prend des années à se développer. Chaque personne est différente tout comme chaque travail a des exigences spécifiques. En règle générale, les gens préfèrent plus d’autonomie que moins. Ainsi, « microgérer » une personne est infantilisant et insultant, en plus de suggérer que l’on ne peut pas lui faire confiance pour effectuer les tâches les plus élémentaires de son poste. À l’inverse, la plupart des personnes qui travaillent sous vos ordres ne peuvent pas être laissées à elles-mêmes sans une certaine forme de supervision.
Pour déléguer, il faut donc savoir comment déléguer. Vous ne pouvez pas tout faire vous-même! Cela vous obligera à faire confiance à vos employés dans l’accomplissement de leur travail, et ce, sans que vous ayez à les regarder constamment. Plus vous vous sentirez plus à l’aise avec votre équipe, meilleur sera votre regard sur la personnalité et les performances de votre équipe dans ses différentes tâches. Soyez positif et faites preuve d’ouverture en laissant à votre équipe un certain degré de liberté tout en vous assurant de serrer les rênes, si nécessaire.