L’idée derrière cette pratique est de retirer plus de votre entreprise en y investissant moins de temps et moins d’effort, d’économiser de l’argent, d’augmenter votre efficience et d’enclencher une réelle phase de croissance dans l’entreprise.
La systématisation, un des éléments les moins bien compris dans les entreprises, a parfois mauvaise presse parce qu’on a l’impression que si l’on met des processus en place, on déshumanise ou dépersonnalise notre structure. Il faut savoir qu’on ne systématise pas l’entièreté de nos actions; le mantra est plutôt « de standardiser la majorité et de personnifier les exceptions ». Par exemple, on peut systématiser notre production de paie, mais remercier personnellement nos employés chaque semaine pour leur travail ou encore systématiser notre production, mais continuer à gérer notre service à la clientèle avec nos couleurs et notre humanité.
Lorsqu’on se renseigne sur les systèmes, on comprend rapidement leur utilité : ils nous permettent de nous dégager des opérations pour travailler SUR notre entreprise plutôt que dans celle-ci.
La plupart des entrepreneurs se lancent en affaires par passion et par désir de réalisation et de liberté. La réalité des premières années peut être tout autre, on le sait tous. Une fois que les fondations de l’entreprise sont solides (mission, vision, valeurs claires et transmises, bonne gestion du temps et des priorités, finances adéquatement gérées et maîtrisées, bon positionnement dans le marché, fonds de roulement prévisible, maîtrise des opérations et de la qualité, etc.), les systèmes peuvent être implantés afin de permettre des gains de temps et de productivité, et donc de contribuer à augmenter la rentabilité. Les chances sont bonnes pour que vous puissiez maintenant travailler à faire grandir votre entreprise et pour être un jour en mesure de vendre cette organisation bien rodée, qui fonctionne pratiquement sans vous, à bon prix.
Afin d’y arriver, les premières étapes consistent à connaître où vous en êtes exactement dans le fonctionnement de votre entreprise. Définissez votre organigramme général actuel ainsi que des organigrammes plus détaillés pour chaque département de l’entreprise, lesquels documenteront le parcours des opérations, de la gestion et de l’information dans le département. Vous devriez obtenir une représentation du fonctionnement global de votre entreprise à partir du moment où votre client vous contacte pour la première fois jusqu’à l’appel de satisfaction que vous lui ferez une fois le projet livré.
Il est important d’impliquer votre équipe dans la réalisation de cet exercice puisque vous aurez besoin d’observer et de documenter la manière dont elle fait les choses au quotidien. On veut que nos équipes se sentent compétentes et à l’aise dans leurs tâches, puis qu’elles sachent qu’il ne s’agit pas d’évaluer leurs performances, mais bien d’extraire le fonctionnement et de valoriser les ajouts, les solutions, les raccourcis et les particularités qu’elles ont développé au fil du temps en accomplissant leurs tâches. Ce sont elles les vrais experts de la production, autant en matière de produits que de services! Cet exercice est d’ailleurs une belle occasion de souligner leur expérience et leur savoir-faire, de les mobiliser à poursuivre leur réflexion dans l’amélioration continue de leur fonctionnement.
Une fois que vous avez documenté ce que chaque personne de l’équipe fait au quotidien, vous avez une vue d’ensemble sur la structure, sur sa façon de « vivre » à l’interne et sur sa performance. Vous saurez alors quelles méthodes sont efficaces, quelles tâches causent du stress à vos employés, ce qui leur prend le plus de temps au quotidien, ce qui les rend heureux, où sont les doublons, ce qui entraîne des retards, s’il y a ou non des iniquités dans les charges de travail, ce qui tend à être amélioré, etc. Cet exercice vous donne l’occasion de revoir les descriptions de poste de chaque personne et de redéfinir ce qui permet de mesurer sa performance, et ce, dans les résultats financiers de l’entreprise comme dans le sentiment de réalisation qu’elle apporte aux équipes. Officialisez ces nouvelles définitions auprès de vos équipes et documentez, après un mois, leurs résultats et leur vécu. Faites les ajustements nécessaires en fonction de leurs rétroactions, puis testez de nouveau la structure un mois de plus. Une fois que votre organisation tourne rondement, laissez la nouvelle structure s’infuser dans la culture et le quotidien de l’entreprise durant les 12 prochains mois.
De cette manière, vous pouvez systématiser plusieurs éléments de l’organisation. Par exemple, dans la sphère des ressources humaines, vous pouvez définir les parcours de recrutement, d’intégration, de formation, de résolution de conflit, de reconnaissance, d’évaluation et de développement personnel. En effet, chacune de ces actions peut être documentée alors que les documents relatifs à ces tâches peuvent être rassemblés dans un endroit physique ou virtuel permettant au département de fonctionner sans vous, à la condition toutefois de choisir la bonne personne pour accomplir ces tâches au quotidien. Vous n’avez plus à dicter les étapes, à répondre à de nombreuses questions répétitives, à reproduire des erreurs du passé, ni à prendre de votre précieux temps pour gérer ce volet; vous pouvez tout simplement déléguer à une personne compétente (plus encore que vous, si possible) et fiable, à prendre de la hauteur, à vous dédier à faire grandir votre projet, à prendre du temps avec votre famille et à profiter de la vie. C’est là que le balancier revient et que vos efforts des dernières années paient réellement.